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办理保全送达文书证据公证的指导意见

2013-01-15



 

(2012年8月28日中国公证协会第六届常务理事会第九次会议通过)



第一条 为了规范公证机构办理保全送达文书证据公证事项,维护公证书的证据效力,保证公证质量,根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》等法律、法规、规章的规定,制定本指导意见。

第二条 本指导意见所称保全送达文书证据公证,是指公证机构派员亲临送达现场,依据客观、公正的原则,证明当事人以直接送达、邮寄送达、发送数据电文等方式送达文书的行为和过程的活动。

第三条 保全送达文书证据公证事项可以由当事人(包括送达代理人,下同)住所地的公证机构受理,也可以由送达行为地的公证机构受理。

第四条 申请办理保全送达文书证据公证除应当符合《公证程序规则》第十九条的规定外,还应当符合下列条件:

(一)送达的文书的内容不得有本指导意见第五条不予办理的情形;

(二)有明确的受送达人、送达地址以及其他必要的通讯方式;

(三)申请人对送达行为所产生的法律后果承诺承担法律责任;

(四)申请人所送达的文书属于行政决定或者人民法院、仲裁委员会的法律文书等公文书的,申请人送达文书的权限和送达的期限符合法律、法规的规定。

第五条 公证机构对当事人拟送达的文书内容应当进行形式审查。拟送达的文书有下列内容之一的,公证机构不予办理:

(一)违反法律、法规的禁止性规定;

(二)违背社会公德;

(三)含有对受送达人威胁、恐吓、侮辱的内容。

第六条 公证机构受理公证申请后,除按照《公证程序规则》的规定向当事人进行告知外,还应当重点告知下列内容:

(一)公证机构仅保全当事人送达文书的行为和过程,不代理当事人送达文书。如果因为受送达人、送达地址、送达时间发生错误,导致送达行为没有发生当事人预期的效力,其后果由当事人承担;

(二)公证机构仅对当事人送达文书的行为和过程的真实性作出证明,不对被送达文书的内容作出证明;

(三)公证机构不对受送达人(代收人)的身份、权限的真实性作出证明;

(四)当事人以邮寄送达和发送数据电文等方式送达的,公证机构不对受送达人是否收到送达文书作出证明;

(五)公证机构不对受送达人是否接收所送达的文书和送达行为可能产生的法律后果(例如,中断诉讼时效)作出承诺或者保证;

(六)当事人以直接送达方式送达的,公证人员不在送达现场对当事人如何送达提出建议,也不提示受送达人(代收人)签收,当事人应当自行要求受送达人(代收人)当场签收。如果出现受送达人拒绝签收,或者因为受送达人不在现场当事人采用留置方式送达或者送交给代收人转交的情形,当事人的送达行为可能无法实现其所期待的法律后果;

(七)公证人员在办理保全送达文书证据公证的过程中如果认为其人身安全受到或者可能受到威胁的,有权拒绝受理或者暂停办理或者依照《公证程序规则》第五十条的规定终止办理该项公证;

(八)因送达行为或者送达文书的内容侵犯受送达人或者第三人合法权益的,其后果由当事人承担。

第七条 公证机构在审查公证事项时,应当询问当事人并制作询问笔录,询问笔录除按照《公证程序规则》第二十九条的规定应当载明的内容外,还应当重点载明下列内容:

(一)当事人申请公证的目的或者用途;

(二)当事人与拟送达的文书之间的利害关系;

(三)拟送达文书的名称和主要内容;

(四)送达的方式(直接送达、邮寄送达、发送数据电文等);

(五)当事人是否知道受送达人的地址、邮政编码、电话(传真)号码、电子邮箱等。

第八条 公证机构派员外出办理保全送达文书证据公证,应当由二人共同办理,其中一人应当是承办公证员,另一人可以是公证机构的其他工作人员。

第九条 公证人员在送达现场不便制作工作记录的,应当在离开送达现场后及时补作。工作记录应当包括下列主要内容:

(一)制作记录的时间、地点;

(二)当事人的姓名、性别、出生日期、职务、身份证件号码;

(三)送达文书的名称和份数;

(四)送达的时间、地点;

(五)送达的方式;

(六)对送达现场情形的客观记录;

(七)在送达现场收集相关照片、票据等其他证据的情况。

以直接送达方式送达的,工作记录酌情增加下列内容:

(一)当事人指认的受送达人的姓名或者受送达人(代收人)自称的姓名;

(二)受送达人(代收人)的性别、身高、衣着、发型、口音等特征。

工作记录制作完毕后,应当由参与送达的当事人和在送达现场的公证人员签字。

第十条 公证员在送达前或者送达时应当认真核对当事人拟送达给受送达人的文书与其提交给公证机构的拟送达文书的内容是否一致。

第十一条 当事人送达的文书原则上为原件。

公证机构存档的送达文书为复印件的,应当由当事人签字确认并注明时间。

第十二条 当事人以直接送达方式送达的,公证人员在制作工作记录时,措辞应当准确、客观、详细:

(一)对时间、地点、送达文书名称的记载应当准确。对地点的记载可以描述建筑物的外观特征和内部房间的具体位置;

(二)对受送达人(代收人)的记载应当客观。当事人未要求受送达人出示身份证件配合公证员核实其身份的,工作记录中对接收送达文书的人的姓名、身份不应当依照推理作出记载;

(三)对送达结果的记载应当详细。对出现诸如“受送达人(代收人)接收但拒绝在回执上签字”等各种送达结果应当详细记载。

第十三条 当事人以邮寄方式送达的,公证人员应当建议其使用邮政快递方式送达,并建议当事人索要邮件详情单或者对显示邮寄到达信息的网页、手机通知短信办理保全证据公证。

第十四条 当事人以发送数据电文方式送达的,原则上使用电信、邮政部门或者公证机构的网络和设备。

公证人员可以以录像以及下载、截屏、实时打印、存储打印、照相、利用软件同步录像等方式保全送达操作过程,并应当将发送的数据电文的纸质载体归档保存。

第十五条 公证人员在办理保全送达文书证据公证中,应当收集签收的回执或者邮政及快递企业收件的证明文件等证据,同时可以酌情收集与送达有关的其他证据。

第十六条 当事人申请保全送达文书以外的其他物品的,公证机构可以参照本指导意见的相关规定办理。

第十七条 本指导意见由中国公证协会常务理事会负责解释。



关于《办理保全送达文书证据公证的指导意见(送审稿)》的说明



    常务理事会:

    中国公证协会业务规则委员会根据2012年工作计划安排及公证实务的需要,起草了《办理保全送达文书证据公证的指导意见(送审稿)》(以下简称《指导意见》)。现就制定《指导意见》有关情况说明如下。

     一、制定《指导意见》的必要性

    中国公证协会《办理保全证据公证的指导意见》制定及修订以来,对公证机构办理保全证据公证起到了指导作用。近年来,由于保全证据公证的业务量不断增多,该指导意见因其中的条文规定较为原则,已无法满足公证实务的需要。业务规则委员会根据工作计划安排,已着手将该指导意见的部分办证条文逐步细化、扩展为单项行业规范。此前,业务规则委员会制定了《办理保全互联网电子证据公证的指导意见》,经协会六届七次常务理事会审议通过后,已印发各地。

    二、制定《指导意见》的指导思想和送审稿的形成

    制定《指导意见》的指导思想是:以《公证法》、《公证程序规则》和有关法律及司法解释为依据,本着客观需要、实事求是的精神,从公证书在民事审判活动中证据效力的实际情况出发,从规范具体操作入手,统一实务中容易出现问题的重点环节,以维护公证书的证据效力,保障公证当事人的合法权益。

    2012年初,业务规则委员会根据工作计划安排和办理保全送达文书证据公证的实务需要起草了本《指导意见》,并送司法部律公司和法制司征求意见。2012年4月,六届八次常务理事会对《指导意见》进行了第一次审议,根据常务理事会的审议意见,业务规则委员会对《指导意见》进行了修改,修改后向各地方公证协会征求了意见,根据各地的修改意见,业务规则委员会对《指导意见》再次修改后形成本送审稿。

    三、《指导意见》的主要内容

   (一)关于第三条“受理保全送达文书证据公证”的规定 。

   《指导意见》第三条规定了“保全送达文书证据公证事项可以由当事人(包括送达代理人,下同)住所地的公证机构受理,也可以由送达行为地的公证机构受理。”

    制定此条的目的,是将《公证程序规则》第十四条中关于“行为地或者事实发生地” 的规定,在办理保全送达文书证据公证事项时进一步明确和具体化。

   (二)关于第四条第(四)项“保全送达公文书”的规定。

   《指导意见》第四条第(四)项规定了“当事人所送达的文书属于行政决定或者人民法院、仲裁委员会的法律文书等公文书的,申请人送达文书的权限和送达的期限符合法律、法规的规定。”

    业务规则委员会认为,对于涉及行政主体作出的行政决定或者人民法院、仲裁委员会作出的法律文书等公文书的送达申请,申请人有义务证明其送达文书的权限和送达的期限符合法律、法规的规定,公证机构也必须依据本条规定对此进行审查。前述人民法院法律文书的范围,不包括刑事法律文书。

   (三)关于第五条“对拟送达的文书内容进行形式审查” 的规定。

    《指导意见》第五条规定“公证机构对当事人拟送达的文书内容应当进行形式审查。拟送达的文书有下列内容之一的,公证机构不予办理:(一)违反法律、法规的禁止性规定;(二)违背社会公德;(三)含有对受送达人恐吓、威胁、侮辱的内容。”

    制定此条的目的,在于明确公证机构在办理保全送达文书证据公证时对当事人拟送达文书的内容仅负有形式审查的职责,除本条规定的三种情形外,不对拟送达文书内容的真实性、合法性进行审查。

   (四)关于第九条“制作工作记录时应当注意问题”的规定。

    在办理保全送达文书证据公证中,工作记录是公证机构提取证据最重要的方法,甚至是唯一的方法,故工作记录是否准确、客观至关重要。在实务中发生的一些投诉也主要是针对工作记录的内容不全、不当。为此,本《指导意见》作了较为详细的规定。特别是在以直接送达方式送达中,如果当事人未要求受送达人出示身份证件配合公证员核实其身份的,工作记录中对接收送达文书的人的姓名、身份不应当依照推理作出记载,例如,不能记载为“送交给法定代表人XXX”,而应当客观地记载为“送交给一个自称是XXX的人”或者“送交给一个送达人指认为是法定代表人XXX的人”。

   (五)关于第十三条“邮寄送达方式”的规定。

    最高人民法院在《关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》中规定了人民法院送达民事诉讼文书的方式采用邮寄专递方式,故本《指导意见》参照人民法院的有关规定,规定“当事人以邮寄方式送达的,公证人员应当建议其使用邮政快递方式送达。”

    (六)关于第十五条“收集送达现场其他证据”的规定。

    在办理保全送达文书证据公证中,公证人员提取证据的方法单一,常常仅有一个工作记录,容易导致民事诉讼中的对方当事人对送达行为的真实性产生疑义。因此,本《指导意见》规定“公证人员在办理保全送达文书证据公证中,应当收集签收的回执或者邮政及快递企业收件的证明文件等证据,同时可以酌情收集与送达有关的其他证据。”

    业务规则委员会认为,“其他证据”是指一些能够证明其抵达送达现场的旁证,例如,邮资单据、乘车车票、停车收据等。除此之外,还可以采用在送达地点门外或者在送达现场拍照、录像、录音等方式收集旁证,至于拍照、录像、录音的主体应当是公证人员还是当事人,公证机构可视本地诉讼中证据采信实际情况而定。

    《办理保全送达文书证据公证的指导意见(送审稿)》及以上说明请常务理事会审议。



                                                                             中国公证协会业务规则委员会

                                                                                    二〇一二年八月

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